دستگاه‌های کنترل دسترسی و حضور غیاب از جمله تجهیزات مورد استفاده در شرکت‌ها، ادارات، مکان هایی است که استفاده از آن برای نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل وحفظ امنیت ضروری به نظر می‌رسد. اگرچه در نگاه اول این دو دستگاه دارای کارایی مشابه هستند، اما در حقیقت این طور نیست! در این مقاله به مقایسه و تفاوت سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد می­پردازیم.

دستگاه کنترل تردد چیست و چه امکاناتی دارد؟

دستگاه کنترل تردد، را با نام‌هایی چون دستگاه کنترل دسترسی یا اکسس کنترل (Access Control) نیز می‌شناسند، که عموماً برای افزایش امنیت، کنترل و نظارت بر دسترسی افراد به بخش‌های مختلف در شرکت‌ها و ادارات مورد استفاده قرار می‌گیرد. استفاده از این دستگاه، کنترل و اعمال محدودیت در دسترسی افراد در زمان‌های از پیش تعیین شده و به بخش‌های مورد نظر را امکان‌پذیر می‌سازد.افراد مجاز و تعریف شده، بعد از احراز هویت و تأیید شناسه در دستگاه، اجازه ورود به منطقه یا مکان مورد نظر را خواهند داشت.

برای شناسایی افراد از عوامل هویتی چون کارت، کد، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه و اثر انگشت استفاده می شود.

دستگاه حضور و غیاب چیست و چه امکاناتی دارد؟

دستگاه های حضور و غیاب، ساعتزنی یا ورود و خروج: به منظور ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل، کنترل عبور و مرور، ثبت مرخصی، مأموریت، اضافه کار و… مورد استفاده قرار می‌گیرند. چنین دستگاه‌هایی عموماً در بخش ورودی ساختمان نصب شده و پرسنل در زمان ورود و خروج خود، با استفاده از روش های مختلف با توجه به نوع کاربرد دستگاه ( کارت، کد، اثر انگشت، تشخیص چهره و …) اطلاعات ورود یا خروج خود را در آن ثبت می‌کنند. این اطلاعات در حافظه دستگاه ثبت می‌شوند و با اتصال از طریق شبکه (TCP/IP) و یا استفاده از USB به صورت فایل خروجی قابل استفاده هستند.

دستگاه کنترل تردد در چه مکان‌هایی نصب می‌شود؟

از  این دستگاه ها در همه مراکز اداری، تجاری و مسکونی به منظور منظور نظارت دقیق، اجرای قوانین سازمانی، کنترل دقیق ترددها در تمام ساعات شبانه روز، دریافت گزارشات دقیق و حفظ امنیت مجموعه در حضور یا عدم حضور افراد استفاده می­شود.

برخی از این مراکز عبارتند از: زندان‌ها، بانک‌ها، گاوصندوق‌های بزرگ، اتاق‌های دیتاسنتر و بخش‌های اختصاصی شرکت‌ها، انبار‌های اختصاصی کارخانجات، آزمایشگاه‌ها، مراکز نظامی، مراکز اطلاعاتی، مراکز پژوهشی و تحقیقاتی سری، فرودگاه‌ها، ورزشگاه‌ها، بخش‌های مختلف بیمارستانی، ورودی‌ایستگاه‌های اتوبوس، قطار یا مترو، اتاق‌های امنیتی، محل ثبت و آرشیو اطلاعات سری، اتاق‌های برگزاری جلسات یا همایش‌ها، سالن‌های بزرگ نمایشی و … .

اکسس کنترل، عموماً در قسمت ورودی منطقه مورد نظر یا بر روی دروازه یا گیت تردد محل عبور و مرور نصب می‌شوند. در ادامه میتوانید به صورت اساسی با مهمترین موارد تفاوت سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد آشنا شوید.

تفاوت سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد در چیست؟

از جمله موارد مهم که این دو سامانه را از هم متمایز می­سازد، عبارتند از:

• تفاوت در قابلیت های سخت افزاری

معمولاً هر دستگاه‌ کنترل تردد؛ از نظر سخت‌افزاری مجهز به شبکه، برق و رله خروجی و درگاه‌های سریال می باشد، چرا که علاوه بر ثبت اطلاعات و احراز هویت، نیاز است برای صدور اجازه دسترسی، دستگاه به صورت مکانیکی به راهبند، گیت کنترل تردد، درب آسانسور، انواع درب‌های برقی، دوربین‌های امنیتی و مدار بسته، دستگاه‌های آلارم و هشدار، درگاه‌های سریال و… متصل باشد. در واقع بعد از احراز و تأیید هویت کاربر، اجازه ورود به منطقه مورد نظر با باز شدن درب، گیت تردد و یا راهبند به او داده می‌شود.

اما دستگاه‌ حضور و غیاب صرفاً جهت ثبت زمان ورود و خروج و نگهداری اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرند، بنابراین از نظر سخت‌افزاری فقط به رابط شبکه و برق نیاز دارند. در واقع نیازی برای استفاده از تجهیزات بیشتر در دستگاهی که اصلی‌ترین وظیفه آن ثبت دقیق زمان ورود و خروج و اطلاعات پرسنلی و یا صدور گزارشات بر اساس اطلاعات وارده است، وجود ندارد.

• متفاوت بودن امکانات نرم افزاری

نرم‌افزار‌های حضور و غیاب و کنترل تردد نیز دارای کاربری متفاوتی هستند  که در ادامه به آن اشاره خواهیم داشت.

در گزارش دریافتی از نرم افزار حضور غیاب، مواردی چون ساعت دقیق ورود یا خروج کارکنان، میزان ساعت کارکرد مفید، کسر کار، مأموریت‌، مانده مرخصی، اضافه کار و…را ارائه خواهد شد، در صورتی که خروجی نرم‌افزار کنترل تردد کاملاً متفاوت است. گزارش دریافتی از نرم افزار سیستم اکسس کنترل مشخص می‌کند که، چه کاربری، در چه ساعتی، در چه بخشی از کارخانه، شرکت یا اداره حضور داشته است و یا از کدام دستگاه تردد او ثبت شده، از کدام درب ورود کرده، آیا کاربر وارد شده فرد مجاز و تعریف شده بوده یا خیر و همین طور بازکردن درب محلی مشخص به صورت ریموت، قرار دادن کاربری در لیست سیاه و…از قابلیت های یک نرم افزار کنترل تردد است.

• تفاوت در تجهیزات مورد نیاز در نصب

تجهیزات لازم در نصب سامانه حضور و غیاب، شامل خود دستگاه ساعتزنی است که عموماً روی دیوار نصب می‌شود و نرم‌افزاری که روی سیستم مناسب نصب شده و انتقال اطلاعات از دستگاه به نرم افزار حضورغیاب، از طریق شبکه یا خروجی Usb انجام خواهد شد.

چه تجهیزاتی در نصب سامانه کنترل تردد و حضور و غیاب به کار میرود؟

در سامانه کنترل تردد، تجهیزات مورد نیاز بیشتر است. این تجهیزات شامل دستگاه اصلی، دوربین‌های مداربسته، نرم افزار اکسس کنترل، انواع قفل‌های مقابل برقی یا مغناطیسی، دکمه خروج (Push Button)، راهبند یا گیت‌های تردد، آرام بند، دستگیره و… می­باشد، که انتخاب آن‌ها بر اساس نوع پروژه و کاربرد تعریف شده آن صورت می‌گیرد.

• هزینه نصب، راه‌اندازی و آموزش

دستگاه‌های کنترل تردد با توجه به دارا بودن شرایط نصب متفاوت و تخصصی، حساسیت بالایی که از نظر امنیتی دارند و همچنین تجهیزات جانبی بیشتری که در قسمت قبل به آن‌ها اشاره شد، از هزینه بیشتری برخوردار هستند. به طور مثال برای نصب یک دستگاه کنترل تردد نیاز است تا بر اساس مواردی چون نوع قفل، محل نصب، سیم کشی ها و … نیروهای متخصص و فنی تغییراتی در شکل دیوار، کارایی درب ها و قفل ها و … ایجاد کنند. نصب و کانفینگ نرم افزارهای کنترل تردد نیز به تخصص و انجام فرآیندهای متفاوتی نیاز دارد. بنابراین با توجه به موارد بیان شده، هزینه راه اندازی آنها نیز بیشتر است.

تفاوت اصلی سیستم‌های حضور و غیاب و کنترل تردد در این است که سیستم‌های حضور غیاب به طور مستقیم کنترلی بر ورود افراد به محل کار ندارند، در حالی که سیستم‌های کنترل تردد برای ایجاد امنیت و محدود کردن دسترسی به مکان‌های خاص طراحی شده‌اند. یعنی دستگاه ثبت ساعت میتواند به قفل الکترونیکی متصل شود و هنگام ورود کارمند، همزمان درب را باز کند.

آیا می‌توان برای حضورغیاب و کنترل تردد از یک دستگاه استفاده نمود؟

اگرچه به نظر می‌رسد که این دستگاه‌ها به لحاظ کاربرد و مکانیسم کارایی مشابه هستند، اما عملاً نمی توان از دستگاه حضور غیاب با هدف کنترل تردد نیز استفاده کرد. در واقع با توجه به مشکلاتی چون تداخل اطلاعات برای هربار عبور و مرور کارکنان در بخش‌های مختلف سازمانی، امکان ثبت اطلاعات صحیح ترددها وجود ندارد.  تداخل اطلاعات ساعت کار، عدم امکان محاسبات اضافه کار، کسر کار، مأموریت و همچنین صرف زمان و انرژی زیاد برای تفکیک اطلاعات حضورغیاب و تردد افراد، از جمله مواردی است که استفاده از یک دستگاه با دو منظور کنترل تردد و حضور و غیاب را برای سازمان ها و ادارات غیر ممکن می‌سازد.

ناگفته نماند با اعمال برخی محدودیت ها در تردد افراد و جداسازی مسیر تردد یا عدم الزام کاربران در ثبت ترددهای میان شیفت، میتوان این فرایند را تا حدودی کنترل نمود؛ اما با مسائل دیگری چون فراموشی کاربران برای ثبت نهایی ترددهای ورود و خروج، اطلاعات ناقص و عدم نظارت کامل بر امنیت سازمان و… مواجه خواهیم شد.

پیشنهاد خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان قیمت اما با کیفیت، از مواردی است که بررسی آن قبل از خرید نهایی می تواند در مدیریت هزینه های پروژه موثر باشد. به منظور آشنایی بیشتر با این سیستم ها میتوانید مقاله راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان را مطالعه نمایید.

با این که در ابتدا ممکن است سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب یکسان به نظر آیند، اما با مقایسه ویژگی های سامانه حضور غیاب و کنترل دسترسی متوجه خواهید شد که این دو در مواردی مانند امکانات سخت افزاری و نرم افزاری، کاربرد و محل نصب، تجهیزات مورد نیاز، هزینه نصب، راه اندازی و آموزش متفاوت هستند.

نرم‌افزار کنترل تردد چه فرقی با نرم‌افزار حضور و غیاب دارد؟

هر دو نرم‌افزار امکان نصب و اجرا به صورت تحت وب و ویندوز را دارند، با این حال در سیستم کنترل تردد امکاناتی چون: فعال و غیر فعال‌سازی دستگاه‌ها، افراد و مسیر‌های تردد، غیر فعال کردن کارت، کد و اطلاعات فردی در صورت نیاز، امکان تهیه لیست سیاه از افراد ممنوع الورود در بازه‌های زمانی مشخص، تعریف بازه‌های زمانی مجاز، امکان گزارشگیری از اطلاعات ثبت شده به تفکیک کاربر، دستگاه، تاریخ یا ماژول شناسایی و… ، امکان تعریف کاربر‌های مهمان و نظارت بر کنترل‌ها یا ایجاد دسترسی محدود برای افراد، امکان برقراری ارتباط و تشکیل شبکه با نرم‌افزار‌های حضور و غیاب یا اتوماسیون اداری وجود دارد.

امکانات نرم افزار حضوروغیاب و کنترل تردد چیست؟

امکاناتی که نرم‌افزار‌های حضور و غیاب دارند شامل: ثبت دقیق ساعت ورود و خروج، تعریف مشخصات پرسنلی و ساعت کار به تفکیک هریک از پرسنل، محاسبه کسر یا اضافه کار، تعریف شیفت‌های کاری ثابت یا شناور و چرخشی، امکان تعریف یا حذف کارمندان جدید یا کارمندانی که دیگر با مجموعه همکاری ندارند، امکان تعریف گروه‌های مأموریت برای تفکیک دسترسی کارکنان به انواع مأموریت، تعریف انواع فیلد‌های محاسباتی و غیر محاسباتی، محاسبه حقوق و دستمزد، امکان پشتیبانی دستگاه‌های ورود و خروج، ارتباطات دیتابیسی و… می‌شود.

نحوه انتخاب بهترین سیستم کنترل تردد یا حضور غیاب

راهکار‌های کنترل تردد بسیار متنوع است و انتخاب دستگاه نیز باید با توجه به این راهکار‌ها و همچنین فاکتور‌های مختلف دیگری چون: تعداد پرسنل مجموعه، حجم تردد‌ها، سطح امنیتی مورد نیاز هریک از بخش‌های سازمان، روش‌های احراز هویت، محل نصب دستگاه، شرایط محیطی، سیاست‌های دسترسی، تعداد دستگاه‌های مورد نیاز، نوع سخت‌افزار‌های مورد نیاز، قابلیت اتصال و سازگاری دستگاه مورد نظر با سایر سیستم‌ها، عمر سیستم‌های کنترل تردد، شرایط نصب و راه‌اندازی، امکانات، برند و بودجه مورد نظر برای خرید دستگاه و… صورت گیرد.

سوالات پرتکرار کاربران

سوالات پرتکرار در خصوص سیستم اکسس کنترل و حضورغیاب که شاید دانستن آن برای شما هم جالب باشد:

• دستگاه‌ حضور و غیاب و سیستم کنترل دسترسی به چه صورت ترکیب می‌شوند؟

این دو سیستم بسته به محل استفاده به طرق مختلفی ترکیب می‌شوند. برای تشخیص چگونگی ادغام آنها باید از کارشناسان متخصص در این حوزه مشاوره بگیرید.

•  آیا سیستم‌های حضور غیاب و کنترل دسترسی می‌توانند بصورت آفلاین کار کنند؟

بله. اتصال اینترنتی برای استفاده از این سیستم‌ها ضروری نیست و فقط در برخی شرایط مانند زمانی که قصد دارید نرم‌افزار را آپدیت نمایید، نیاز است آنلاین شوید.

•  تجهیزات لازم برای سیستم ساعت زنی و کنترل تردد مجموعه خود را چگونه تشخیص دهیم؟

انتخاب نوع و تعداد تجهیزات با توجه پروژه و کاربرد آن‌ها صورت می‌گیرد. برای این مورد باید به متخصصین این حوزه مراجعه کنید.